Coordinateur Administratif et financier H/F

Job ID

142623

Posted

05-Apr-2024

Service line

GWS Segment

Role type

Full-time

Areas of Interest

Facilities Management

Location(s)

Courbevoie - Ile-de-France - France

Le rôle du Coordinateur Administratif et financier H/F est d’apporter soutien au compte en réalisant diverses tâches administratives/financières et en maintenant le contact avec les chefs de projets. Il/Elle intervient auprès des fonctions supports, service IT, service achat, service RH, service juridique et service financier.

A ce titre, vos missions sont organisées de la façon suivante :

Ressources Humaines

• Reporting et gestion des fichiers de suivi des congés et d’absences des collaborateurs, des fichiers de formations et des autres outils relatifs à la gestion des effectifs.

• Assurer l’accès aux différentes interfaces RH pour l’équipe CBRE sur site, et suivre l’utilisation de ses outils.

• Veiller au respect des process d’On-boarding pour les nouveaux collaborateurs. Organisation des plannings d’arrivée et activation des accès aux outils, en amont de la prise de fonction.

• Consolidation des appels d’offres sous-traitant : transmission et suivi

• Rédaction et gestion des contrats et/ou avenants clients et sous-traitants

• En lien avec le responsable juridique, vérification des clauses contractuelles

Contrat et appel d’offre

• Consolidation des appels d’offres sous-traitant : transmission et suivi

• Rédaction et gestion des contrats et/ou avenants clients et sous-traitants

• En lien avec le responsable juridique, vérification des clauses contractuelles

Finance

• Assurer une veille performante sur le processus de validation des devis

• Gestion et suivi des factures fournisseurs ainsi que des bons de commande (MyBuy). Reporting d’activité à destination de l’Analyste Financier France.

• Garantir la transmission et le suivi des factures client

• Piloter la création de code projet, des bons de commandes (PO) sur MyBuy, assurer une bonne gestion et le respect des délais de traitement.

• Accompagner les chefs de projets lors des bouclages financier fin de mois

Data management

• Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions pôle projet (Occurrence des meetings : mensuel, hebdomadaire, et ponctuel).

• Préparation des présentations en fonction des projets supportés.

• Gestion des espaces de partage et de la documentation clé présente sur les plateformes internes ainsi que celles communes avec le client (Doc control)

• Tenue de l’architecture dossiers partagés sur le serveur du pôle projet

• Amélioration et standardisation des documents CBRE

• Collecter les données de clés au niveau des opérations sur site, dans le cadre du Data Report Mensuel.

Communication et Organisation

• Transmettre à l’équipe CBRE sur site les news, messages et challenges communiqués par CBRE GWS France.

• Assurer la collecte de données dans le cadre de reportings réguliers ou ponctuels (projets, activités courantes, actions spécifiques).

• Communiquer toutes les nouveautés ou changements du compte au niveau France.

• Mettre en place et/ou coordonner des évènements périodiques (fêtes de fin d’année, team building, moments importants, etc…).

Performance

• Garantir le respect des process CBRE par les chefs de projets, notamment le playbook PjM

• Gestion et suivi des feedbacks client sur les prestations délivrées. Identification des axes d’amélioration et mise en place d’actions correctives.

Procurement/Achat

• En lien avec le responsable achat, transmettre le reporting supplier

• Réaliser avec l’assistante Admin & Fin les actions de relance fournisseurs (Devis/Factures, prestations, etc…).

Compliance HSE

• Définir avec le N+1 les process HSE à mettre en place

• Garantir le suivi et mettre à jour des elogbook.

Divers

• Proposer des améliorations/ innovations sur les process et documents standards

• Développer le travail collaboratif et le partage de certaines taches avec les équipes CBRE en fonction des besoins

Diplômé(e) d'un bac +2/3, vous disposez d'une expérience de 10 ans dans des fonctions similaires.

Vous êtes force de proposition et garant d’une recherche d’amélioration permanente. Vous êtes véritablement le bras droit du directeur projet. Vous pourrez donc démontrer vos compétences et votre savoir-faire pour une future évolution.

Les compétences nécessaires :

• Connaissances informatiques (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams) ;

• Rigueur ;

• Travail en équipe ;

• Capacité d'adaptation et proactivité ;

• Anglais professionnel ;

• Bon communicant

CBRE, Inc. is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer (Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans)